Klarere Abläufe in Facharztpraxen und MVZ.
Terminanfragen mit Überweisung, eingehende Befunde, Rückfragen zuweisender Praxen und oft mehrere Standorte oder Fachrichtungen: Facharztpraxen und MVZ haben andere Engpässe als eine Hausarztpraxis. KollaMed ordnet diese Abläufe und setzt passende Werkzeuge um.
Wo in Facharztpraxen Zeit verloren geht.
Die Engpässe liegen oft vor und nach dem eigentlichen Termin: bei der Anfrage, bei fehlenden Unterlagen und bei der Rückmeldung an die zuweisende Praxis.
Terminanfragen kommen unvollständig an
Überweisung, Vorbefunde oder die Dringlichkeit fehlen – und müssen erst nachgefragt werden.
Befunde und Arztbriefe gehen verteilt ein
Unterlagen kommen per Fax, Post und E-Mail und werden von Hand zugeordnet.
Absagen hinterlassen ungenutzte Lücken
Kurzfristig frei gewordene Termine werden nicht oder nur mit viel Telefonaufwand nachbesetzt.
Standorte arbeiten jeweils anders
Im MVZ haben sich an jedem Standort eigene Listen, Vorlagen und Wege entwickelt.
Rückfragen zuweisender Praxen binden Zeit
Ob ein Termin vergeben oder ein Befund verschickt ist, wird telefonisch geklärt.
Drei Beispielszenarien.
Die Szenarien sind hypothetisch und zeigen mögliche Lösungswege, keine Kundenprojekte. Was davon machbar ist, hängt auch vom eingesetzten Praxis- und Terminsystem ab.
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Terminanfragen mit vollständigen Angaben
Beispielszenario · Facharztpraxis
- Ausgangslage
- Anfragen kommen per Telefon und E-Mail; Überweisung und Vorbefunde fehlen, die Einordnung dauert.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine strukturierte Anfrage mit den nötigen Angaben, die an die passende Sprechstunde weitergeleitet wird.
- Praktischer Nutzen
- Weniger Nachfragen vor dem Termin und eine schnellere Einordnung durch das Team.
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Einheitliche Abläufe über mehrere Standorte
Beispielszenario · MVZ
- Ausgangslage
- Jeder Standort führt eigene Listen und Vorlagen; Vertretungen finden sich schwer zurecht.
- Möglicher Lösungsweg
- Gemeinsame Vorlagen, abgestimmte Statusbegriffe und eine Übersicht, die alle Standorte gleich nutzen.
- Praktischer Nutzen
- Vertretungen und Übergaben zwischen Standorten gelingen ohne Einarbeitung in eigene Sonderwege.
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Frei gewordene Termine nachbesetzen
Beispielszenario · Facharztpraxis
- Ausgangslage
- Absagen kommen kurzfristig, die Warteliste steht auf Papier, und Nachrücker werden einzeln angerufen.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine geordnete Warteliste mit Benachrichtigung, sofern das eingesetzte Terminsystem dafür eine Anbindung erlaubt.
- Praktischer Nutzen
- Weniger ungenutzte Termine bei deutlich weniger Telefonaufwand.
So kann eine strukturierte Anfrage aussehen.
Pflichtangaben werden bei der Eingabe geprüft, die zuständige Stelle wird benachrichtigt, und der Stand ist für das Team sichtbar. Die Entscheidung über den Termin trifft weiterhin die Praxis.
Eingegangene AnfrageWebformular
- Anliegen
- Terminverschiebung
- Eingang
- 08:12 Uhr
- Rückruf
- erwünscht
- Angaben
- vollständig
Ablauf danachWorkflow
- Pflichtangaben geprüftohne Nachfrage vollständigAutomatisch
- Zuständigkeit zugeordnetTerminvergabeAutomatisch
- Team benachrichtigtE-Mail an die TerminvergabeAutomatisch
- Neuen Termin bestätigenEntscheidung durch das TeamOffen
Sorgfältig mit sensiblen Daten.
Im Gesundheitswesen entscheidet nicht nur, was technisch möglich ist, sondern auch, wo und wie Daten verarbeitet werden. Das wird vor jeder Umsetzung gemeinsam geklärt.
Rollen und Zugriffsrechte
Jede Person sieht und bearbeitet nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.
Erforderliche statt möglicher Daten
Ein Ablauf erfasst nur die Angaben, die er tatsächlich benötigt.
Geeignete Betriebsumgebung
Wo eine Lösung läuft – lokal, auf eigenen Servern oder bei einem Anbieter – wird passend zu den Daten gewählt.
Nachvollziehbare Verarbeitung
Es bleibt erkennbar, wer einen Vorgang wann bearbeitet hat.
Organisatorische Voraussetzungen
Verträge zur Auftragsverarbeitung, Berechtigungskonzepte und Einweisungen gehören zur Einführung dazu.
Vorhandene Software
Anbindungen hängen von den Schnittstellen und den Bedingungen des jeweiligen Herstellers ab.
Nicht jedes Automatisierungswerkzeug ist für Gesundheitsdaten geeignet, und eine pauschale Zusage zur Datenschutzkonformität gibt KollaMed nicht. Medizinische und therapeutische Entscheidungen bleiben beim Fachpersonal: Automatisiert werden administrative Schritte, keine Diagnosen, Therapien oder medizinischen Bewertungen.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn im unverbindlichen Erstgespräch. Danach wissen Sie, ob sich eine Veränderung lohnt und welche Art von Lösung infrage kommt – organisatorisch, mit vorhandener Software oder mit einem eigenen Werkzeug.