Weniger Verwaltungsaufwand in der Hausarztpraxis.
Telefon, Anmeldung, Rezeptanfragen, Befunde und Hausbesuche: In der Hausarztpraxis laufen viele Anliegen gleichzeitig ein. KollaMed sieht sich an, wo dabei Zeit verloren geht, und setzt passende digitale Lösungen um.
Typische Reibungen im Praxisalltag.
Meist gibt es nicht die eine große Ursache. Viele kleine Unterbrechungen summieren sich zu einem Tag, an dem das Team mehr verwaltet als versorgt.
Das Telefon unterbricht die Anmeldung
Anrufe und Patientinnen am Tresen konkurrieren um dieselbe Aufmerksamkeit; Rückrufe gehen unter.
Rezept- und Überweisungsanfragen kommen über viele Wege
Telefon, Fax, E-Mail und Zettel: Jede Anfrage muss einzeln gesucht, erfasst und nachverfolgt werden.
Befunde und Unterlagen werden mehrfach angefasst
Eingehende Befunde werden gesucht, zugeordnet und oft von Hand weitergegeben.
Hausbesuche werden auf Zetteln geplant
Wer wann welchen Besuch übernimmt, steht verteilt in Notizen und Absprachen.
Pflegedienste fragen nach dem Bearbeitungsstand
Verordnungs- und Rezeptanfragen erzeugen auf beiden Seiten Nachfragen und Doppelarbeit.
Die Praxissoftware wird nur teilweise genutzt
Funktionen für Aufgaben, Vorlagen oder Erinnerungen sind vorhanden, aber nicht eingerichtet oder nicht bekannt.
Drei Beispielszenarien.
Die Szenarien sind hypothetisch. Sie zeigen typische Lösungswege, keine Kundenprojekte – welcher Weg in Ihrer Praxis passt, zeigt erst die Analyse.
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Aufgaben mit Zuständigkeit und Status
Beispielszenario · Hausarztpraxis
- Ausgangslage
- Aufgaben stehen auf Zetteln, werden zugerufen oder im Kopf behalten. Bei Urlaub oder Krankheit geht etwas verloren.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine gemeinsame Übersicht mit Zuständigkeit, Fälligkeit und Status – eingerichtet in vorhandener Software oder als kleines internes Werkzeug.
- Praktischer Nutzen
- Jede Person sieht, was offen ist und wer sich kümmert. Übergaben funktionieren ohne Suchen.
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Wiederkehrende Anfragen strukturiert aufnehmen
Beispielszenario · Hausarztpraxis
- Ausgangslage
- Anfragen zu Folgerezepten, Überweisungen oder Bescheinigungen kommen per Telefon und E-Mail; wichtige Angaben fehlen oft.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine strukturierte Erfassung mit Pflichtangaben, die Anfragen an die zuständige Stelle weiterleitet und dort benachrichtigt.
- Praktischer Nutzen
- Weniger Rückfragen und eine planbare Bearbeitung statt ständiger Unterbrechung am Tresen.
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Hausbesuche planen und nachhalten
Beispielszenario · Hausarztpraxis
- Ausgangslage
- Besuchswünsche werden telefonisch angenommen, auf Zetteln notiert und zwischen Ärztin und Team mündlich abgesprochen.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine gemeinsame Liste mit Anlass, geplantem Tag und Status – in der Praxissoftware, wenn sie das kann, sonst als kleines internes Werkzeug.
- Praktischer Nutzen
- Das Team sieht, welche Besuche anstehen, und Rückfragen lassen sich ohne Suchen beantworten.
Zusammenarbeit mit Pflegediensten.
Viele Hausarztpraxen versorgen Patientinnen und Patienten gemeinsam mit ambulanten Pflegediensten. Für diesen Ablauf hat KollaMed eine eigene Software entwickelt: KollaMed Sync bündelt Rezept-, Verordnungs- und Hilfsmittelanfragen als Vorgänge mit gemeinsamem Status.
Liegen die Zeitfresser Ihrer Praxis woanders, wird etwas anderes empfohlen.
Pflegedienst
Anfrage · Kowalski, Dieter
Rückmeldung eingegangen · Unterlage bereitgestellt
Arztpraxis
Posteingang · heute
Noch nichts eingegangen
Beispielhafte Darstellung aus KollaMed Sync mit fiktiven Daten.
Sorgfältig mit sensiblen Daten.
Im Gesundheitswesen entscheidet nicht nur, was technisch möglich ist, sondern auch, wo und wie Daten verarbeitet werden. Das wird vor jeder Umsetzung gemeinsam geklärt.
Rollen und Zugriffsrechte
Jede Person sieht und bearbeitet nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.
Erforderliche statt möglicher Daten
Ein Ablauf erfasst nur die Angaben, die er tatsächlich benötigt.
Geeignete Betriebsumgebung
Wo eine Lösung läuft – lokal, auf eigenen Servern oder bei einem Anbieter – wird passend zu den Daten gewählt.
Nachvollziehbare Verarbeitung
Es bleibt erkennbar, wer einen Vorgang wann bearbeitet hat.
Organisatorische Voraussetzungen
Verträge zur Auftragsverarbeitung, Berechtigungskonzepte und Einweisungen gehören zur Einführung dazu.
Vorhandene Software
Anbindungen hängen von den Schnittstellen und den Bedingungen des jeweiligen Herstellers ab.
Nicht jedes Automatisierungswerkzeug ist für Gesundheitsdaten geeignet, und eine pauschale Zusage zur Datenschutzkonformität gibt KollaMed nicht. Medizinische und therapeutische Entscheidungen bleiben beim Fachpersonal: Automatisiert werden administrative Schritte, keine Diagnosen, Therapien oder medizinischen Bewertungen.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn im unverbindlichen Erstgespräch. Danach wissen Sie, ob sich eine Veränderung lohnt und welche Art von Lösung infrage kommt – organisatorisch, mit vorhandener Software oder mit einem eigenen Werkzeug.