Mehr Ordnung rund um Verordnungen und Terminserien.
In Praxen für Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie hängt viel an der Verordnung und an verlässlich geplanten Terminserien. KollaMed sieht sich die Abläufe von der Anmeldung bis zur Weitergabe an die Abrechnung an und setzt passende digitale Lösungen um.
Wo in Therapiepraxen Zeit verloren geht.
Zwischen zwei Behandlungen bleibt wenig Zeit für Verwaltung. Umso mehr kostet es, wenn Angaben fehlen oder Termine neu geplant werden müssen.
Angaben auf Verordnungen fallen zu spät auf
Fehlende oder unklare Angaben werden erst während der Behandlungsserie bemerkt und erfordern dann eine Rückfrage.
Terminserien werden von Hand geplant
Serien über Wochen abzustimmen, kostet am Empfang viel Zeit – besonders bei Änderungen.
Absagen reißen Lücken in den Plan
Kurzfristig frei gewordene Termine bleiben ungenutzt oder werden mühsam telefonisch nachbesetzt.
Wartelisten stehen auf Papier
Wer als Nächstes einen Platz bekommt, lässt sich nur schwer nachvollziehen.
Rückfragen an verordnende Praxen laufen über Telefon und Fax
Bis eine korrigierte Verordnung vorliegt, wird mehrfach nachgefragt.
Drei Beispielszenarien.
Die Szenarien sind hypothetisch und zeigen mögliche Lösungswege, keine Kundenprojekte. Was umsetzbar ist, hängt auch von der eingesetzten Praxissoftware ab.
-
Verordnungen bei der Aufnahme vollständig erfassen
Beispielszenario · Therapiepraxis
- Ausgangslage
- Verordnungen werden bei der Anmeldung abgelegt; fehlende Angaben zeigen sich erst später.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine feste Erfassung mit Pflichtfeldern, die fehlende Angaben sofort sichtbar macht und eine Rückfrage vormerkt.
- Praktischer Nutzen
- Unklarheiten werden vor der ersten Behandlung geklärt statt mitten in der Serie.
-
Terminserien und Absagen planbar machen
Beispielszenario · Therapiepraxis
- Ausgangslage
- Absagen kommen telefonisch, und Nachrücker von der Warteliste werden einzeln angerufen.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine geordnete Warteliste mit Benachrichtigung bei frei gewordenen Terminen, sofern das Terminsystem eine Anbindung erlaubt.
- Praktischer Nutzen
- Weniger ungenutzte Termine und weniger Telefonate am Empfang.
-
Rückfragen an verordnende Praxen bündeln
Beispielszenario · Therapiepraxis und Arztpraxis
- Ausgangslage
- Korrekturwünsche zu Verordnungen gehen per Fax an die Arztpraxis; der Stand bleibt offen.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine strukturierte Rückfrage mit den nötigen Angaben und einem nachvollziehbaren Status.
- Praktischer Nutzen
- Die Praxis sieht, welche Rückfragen offen sind, und muss seltener nachhaken.
KollaMed unterstützt bei Abläufen und Werkzeugen, nicht bei der Abrechnung: Ob eine Verordnung formal korrekt und abrechenbar ist, beurteilt weiterhin die Praxis.
Pflichtfelder statt uneinheitlicher Listen.
Wo heute mehrere Personen dieselbe Liste auf ihre Weise führen, sorgen feste Felder und Auswahlwerte für vollständige Einträge – und damit für weniger Nachfragen.
Vorher: gemeinsame ListeTabelle
| Vorgang | Datum | Wer | Stand |
|---|---|---|---|
| Befund anfordern | 12.9. | MK | raus? |
| Hausbesuch planen | nächste Wo. | – | ok |
| Rückruf Pflegedienst | ? | Anna | offen |
Nachher: ein vollständiger EintragErfassung
- Vorgang
- Hausbesuch planen
- Termin
- Di, 22.09., 9:00 Uhr
- Zuständig
- Praxisleitung
- Status
- Geplant
Sorgfältig mit sensiblen Daten.
Im Gesundheitswesen entscheidet nicht nur, was technisch möglich ist, sondern auch, wo und wie Daten verarbeitet werden. Das wird vor jeder Umsetzung gemeinsam geklärt.
Rollen und Zugriffsrechte
Jede Person sieht und bearbeitet nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.
Erforderliche statt möglicher Daten
Ein Ablauf erfasst nur die Angaben, die er tatsächlich benötigt.
Geeignete Betriebsumgebung
Wo eine Lösung läuft – lokal, auf eigenen Servern oder bei einem Anbieter – wird passend zu den Daten gewählt.
Nachvollziehbare Verarbeitung
Es bleibt erkennbar, wer einen Vorgang wann bearbeitet hat.
Organisatorische Voraussetzungen
Verträge zur Auftragsverarbeitung, Berechtigungskonzepte und Einweisungen gehören zur Einführung dazu.
Vorhandene Software
Anbindungen hängen von den Schnittstellen und den Bedingungen des jeweiligen Herstellers ab.
Nicht jedes Automatisierungswerkzeug ist für Gesundheitsdaten geeignet, und eine pauschale Zusage zur Datenschutzkonformität gibt KollaMed nicht. Medizinische und therapeutische Entscheidungen bleiben beim Fachpersonal: Automatisiert werden administrative Schritte, keine Diagnosen, Therapien oder medizinischen Bewertungen.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn im unverbindlichen Erstgespräch. Danach wissen Sie, ob sich eine Veränderung lohnt und welche Art von Lösung infrage kommt – organisatorisch, mit vorhandener Software oder mit einem eigenen Werkzeug.